Δικαίωμα πρόσβασης σε ηλεκτρονικώς τηρούμενα έγγραφα

Όπως σαφώς συνάγεται από το άρθρο 5 του Ν.2690/1999 «Κάθε ενδιαφερόμενος έχει το δικαίωμα, ύστερα από γραπτή αίτησή του, να λαμβάνει γνώση των διοικητικών εγγράφων. Ως διοικητικά έγγραφα νοούνται όσα συντάσσονται από τις δημόσιες υπηρεσίες, όπως εκθέσεις, μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, εγκύκλιες οδηγίες, απαντήσεις της Διοίκησης, γνωμοδοτήσεις και αποφάσεις». Περαιτέρω «όποιος έχει ειδικό έννομο συμφέρον δικαιούται, ύστερα από γραπτή αίτησή του, να λαμβάνει γνώση των ιδιωτικών εγγράφων που φυλάσσονται στις δημόσιες υπηρεσίες και είναι σχετικά με υπόθεσή του η οποία εκκρεμεί σε αυτές ή έχει διεκπεραιωθεί από αυτές».

Η χορήγηση των απομαγνητοφωνημένων κατ’αρχήν πρακτικών που τηρούν τα αρμόδια όργανα των ΑΕΙ, όπως είναι εύλογο, είναι υποχρεωτική στον έχοντα έννομο συμφέρον, η δε παράλειψη των αρμόδιων οργάνων των ΑΕΙ να εκδώσουν, εντός μηνός από την υποβολή της σχετικής αιτήσεως του ενδιαφερομένου, έγγραφη απάντηση με περιεχόμενο είτε θετικό είτε αρνητικό επί των αιτημάτων του είναι ακυρωτέα σύμφωνα με το άρθρο 45 παρ.4 του Π.Δ 18/1989 (Α’ 89) ως παράλειψη οφειλόμενης νομίμου ενέργειας (ΣΤΕ 1807/2007, ΣΤΕ 1944/2003).

Σύμφωνα δε, με το άρθρο 16 παρ.1 του Ν.1599/1986 « …ως διοικητικα έγγραφα, για την εφαρμογή του άρθρου αυτού, θεωρούνται όλα τα έγγραφα, που συντάσσονται από όργανα του δημόσιου τομέα, ιδίως εκθέσεις, μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, εγκύκλιοι οδηγίες, απαντήσεις της διοίκησης, γνωμοδοτήσεις και αποφάσεις….».

Περαιτέρω, δε και σε εφαρμογή της Οδηγίας 2003/98/ΕΚ ψηφίστηκε και τέθηκε σε ισχύ ο Ν.3448/2006 όπου στο άρθρο 2 αυτού ορίζεται ότι «Οι φορείς του δημόσιου τομέα μεριμνούν ώστε τα έγγραφα, τα οποία βρίσκονται στην κατοχή τους, να μπορούν να επαναχρησιμοποιηθούν για εμπορικούς ή μη σκοπούς, σύμφωνα με τους όρους αυτού του νόμου. Όπου αυτό είναι δυνατόν, τα έγγραφα διατίθενται και με ηλεκτρονικά μέσα.»

Στον ίδιο νόμο και στο άρθρο 3 για την εφαρμογή αυτού ορίζεται «Με την επιφύλαξη της παραγράφου 1 του προηγούμενου άρθρου, για τους σκοπούς του πρώτου κεφαλαίου αυτού του νόμου νοούνται ως:

1. "Φορείς του δημόσιου τομέα", οι κρατικές αρχές, κεντρικές και περιφερειακές, οι Ο.Τ.Α. πρώτου και δεύτερου βαθμού, τα λοιπά ν.π.δ.δ., οι κατά την παράγραφο 2 αυτού του άρθρου οργανισμοί δημόσιου δικαίου και οι ενώσεις που σχηματίζονται από μία ή περισσότερες από τις αρχές αυτές ή από έναν ή περισσότερους από τους οργανισμούς δημόσιου δικαίου.

2. "Οργανισμός δημόσιου δικαίου", κάθε οργανισμός που:

α) Έχει συσταθεί με συγκεκριμένο σκοπό την κάλυψη αναγκών γενικού συμφέροντος που δεν έχουν βιομηχανικό ή εμπορικό χαρακτήρα.

β) Έχει νομική προσωπικότητα.

γ) Χρηματοδοτείται για τη δραστηριότητά του κατά κύριο λόγο από το Κράτος, τους Ο.Τ.Α. ή άλλους οργανισμούς δημόσιου δικαίου, είτε η διαχείρισή του υπόκειται στην εποπτεία των ανωτέρω είτε διοικείται, διευθύνεται ή εποπτεύεται από όργανο, του οποίου ο μεγαλύτερος αριθμός των μελών διορίζεται από το Κράτος, τους Ο.Τ.Α. ή άλλους οργανισμούς δημόσιου δικαίου.

3. "Έγγραφο προς περαιτέρω χρήση", κάθε έγγραφο, το οποίο εκδίδεται ή κατέχεται από τους φορείς του δημόσιου τομέα και ιδίως μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, εγκύκλιοι οδηγίες, απαντήσεις των διοικητικών αρχών, γνωμοδοτήσεις, αποφάσεις, αναφορές, ανεξάρτητα από το μέσο αποτύπωσης που χρησιμοποιείται (π.χ. αποτύπωση σε χαρτί, αποθήκευση σε ηλεκτρονική μορφή ή ηχητική, οπτική, οπτικοακουστική εγγραφή), καθώς και τμήμα τέτοιου εγγράφου.

Ως "έγγραφα", για την εφαρμογή των διατάξεων αυτού του νόμου λογίζονται και τα ιδιωτικά έγγραφα που βρίσκονται σε αρχεία (φακέλους) φορέων του δημόσιου τομέα και χρησιμοποιήθηκαν ή λήφθηκαν υπόψη για τον καθορισμό της διοικητικής τους δράσης.

4. "Περαιτέρω χρήση", η χρήση, από φυσικά ή νομικά πρόσωπα, εγγράφων που βρίσκονται στην κατοχή φορέων του δημόσιου τομέα, για εμπορικούς ή μη σκοπούς, πέραν του αρχικού σκοπού της εκπλήρωσης δημόσιας αποστολής, για τον οποίο εκδόθηκαν τα έγγραφα αυτά.

Η ανταλλαγή εγγράφων μεταξύ φορέων του δημόσιου τομέα κατά την άσκηση της δημόσιας αποστολής τους δεν συνιστά περαιτέρω χρήση.»

Στο άρθρο 6 του ως άνω νόμου ορίζεται ότι «1. Οι φορείς του δημόσιου τομέα διαθέτουν τα έγγραφά τους με την υφιστάμενη μορφή ή γλώσσα. Η διάθεσή τους, όπου αυτό είναι δυνατό και ενδεδειγμένο, γίνεται με ηλεκτρονικά μέσα. …..

3. Η περαιτέρω χρήση των εγγράφων υπόκειται στον περιορισμό ότι το περιεχόμενό τους δεν πρέπει να αλλοιωθεί ούτε να διαστρεβλωθεί με οποιονδήποτε τρόπο, καθώς και ότι πρέπει να γίνεται αναφορά στην πηγή προέλευσής τους και στην ημερομηνία τελευταίας επικαιροποίησής τους.

4. …... Σε περίπτωση παράβασης των διατάξεων της παραγράφου 3 αυτού του άρθρου οι παραβάτες τιμωρούνται σύμφωνα με το άρθρο 458 του Ποινικού Κώδικα περί παράβασης διοικητικών διατάξεων, εκτός εάν προβλέπεται βαρύτερη ποινή από άλλες διατάξεις.»

Κατά το άρθρο 13 εδ. γ ΠΚ ορίζεται «έγγραφο είναι κάθε γραπτό που προορίζεται ή είναι πρόσφορο να αποδείξει γεγονός που έχει έννομη σημασία όπως και κάθε σημείο που προορίζεται να αποδείξει ένα τέτοιο γεγονός. Έγγραφο είναι και κάθε μέσο το οποίο χρησιμοποιείται από υπολογιστή ή περιφερειακή μνήμη υπολογιστή, με ηλεκτρονικό, μαγνητικό ή άλλο τρόπο, για εγγραφή, αποθήκευση, παραγωγή ή αναπαραγωγή στοιχείων, που δεν μπορούν να διαβαστούν άμεσα, όπως επίσης και κάθε μαγνητικό, ηλεκτρονικό ή άλλο υλικό στο οποίο εγγράφεται οποιαδήποτε πληροφορία, εικόνα, σύμβολο ή ήχος, αυτοτελώς ή σε συνδυασμό, εφ’όσον τα μέσα και τα υλικά αυτά προορίζονται ή είναι πρόσφορα να αποδείξουν γεγονότα που έχουν έννομη σημασία».

Η ευθύνη δε, τήρησης των πρακτικών βάσει της παρ.5 του Κεφαλαίου Δ’ του άρθρου 6 του Ν.2083/1992 ανήκει στον Πρόεδρο του Τμήματος και στη Γραμματεία.

Στην εισηγητική έκθεση του Ν.1599/1986 δίνεται η ερμηνεία, ότι με τον όρο διοικητικά έγγραφα νοούνται όχι μόνο τα έγραφα με τη στενή έννοια του όρου, αλλά και «ό,τι υπάρχει μέσα στα αρχεία της διοίκησης». Η ρητή αυτή διευκρίνιση αποκλείει κάθε σκέψη για συσταλτική ερμηνεία του όρου «έγγραφο» περιορίζοντας το δικαίωμα μόνο σε διοικητικά έγγραφα, όπως συμβαίνει στο γαλλικό δίκαιο (Ν.Παπαδόπουλος, Το δικαίωμα γνώσης των διοικητικών εγγράφων, όπ.π., σελ.1373, Α. Τάχος, Ελληνικό Διοικητικό Δίκαιο, όπ.π., σελ.645 επ.). Από τη γενική αναφορά του Συντάγματος και των νόμων στην έννοια του εγγράφου, προκύπτει χωρίς αντίρρηση το συμπέρασμα ότι ως έγγραφα θεωρούνται και τα διάφορα στοιχεία και αρχεία των ηλεκτρονικών υπολογιστών καθώς και οι διάφορες φωτογραφικές και κινηματογραφικές παραστάσεις, οι φωνοληψίες και ακόμη, οι παντός είδους μηχανικές και ηλεκτρονικές απεικονίσεις. (Θ.Πανάγος, Το ηλεκτρονικό διοικητικό έγγραφο, ΝοΒ 2005 σελ.161 επ., Α.Γέροντας, Το δικαίωμα πρόσβασης, όπ.π., σελ.570 επ., Π.Λαζαράτος, Το δικαίωμα ακροάσεως στη διοικητική διαδικασία, όπ.π., σελ.294 επ., Α.Τάχος, Η πρόσβαση στα διοικητικά στοιχεία, όπ.π., σελ.295 επ., Δ.Σολδάτος, Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας, όπ.π., σελ.48 επ., Α.Τάχος, Ελληνικό Διοικητικό Δίκαιο, όπ.π.σελ, 645 επ.). Στην έννοια των εγγράφων περιλαμβάνονται γενικά και όλα όσα, ως έγγραφα ορίζουν, τα άρθρα 438 επ. ΚΠολΔ και 13 ΠΚ, δηλαδή κάθε γραπτό και κάθε στοιχείο ηλεκτρονικής ή άλλης μορφής που προορίζεται ή είναι πρόσφορο να αποδείξει γεγονός που έχει έννομη σημασία. Οι δε, δημόσιες υπηρεσίες έχουν άμεση και αυτοτελή υποχρέωση να επιτρέπουν την πρόσβαση κάθε ενδιαφερομένου στα διοικητικά ή ιδιωτικά έγγραφα που φυλάσσουν στα αρχεία τους, χωρίς να απαιτείται προηγούμενη από τον πολίτη προσφυγή στη δικαιοσύνη. (ΓνωμΝΣΚ 125/2001). (βλ. παρακαλώ και Το Δικαίωμα Γνώσης των Διοικητικών Εγγράφων, Χ.Π.Δετσαρίδης, εκδόσεις Σάκκουλα, σελ.93 επ.).

Από τα ανωτέρω συνάγεται κατ’αρχήν ότι στην έννοια του εγγράφου περιλαμβάνονται και τα ηλεκτρονικώς τηρούμενα αρχεία, δεδομένου ότι ο νομοθέτης απαρίθμησε ενδεικτικώς τα είδη των εγγράφων που εμπίπτουν στα πλαίσια της εφαρμογής του νόμου, ώστε να εξασφαλίζεται το δικαίωμα του πολίτη, στο συνταγματικώς κατοχυρωμένο δικαίωμα της γνώσης των διοικητικών εγγράφων. Αυτό επιβεβαιώνεται και από τη μεταγενέστερη ρύθμιση του νόμου 3448/2006 ο οποίος ρητώς περιέλαβε στον ορισμό των εγγράφων και όσα τηρούνται με μηχανικά μέσα, αφού η τεχνολογική εξέλιξη της τελευταίας δεκαετίας, επέτρεψε πλήρη αναδιάρθρωση των χρησιμοποιουμένων μέσων από την δημόσια διοίκηση.

Συνεπώς αρχή, του κράτους διαφάνειας και χρηστής διοίκησης, δεν μπορεί παρά να είναι η άμεση πρόσβαση του πολίτη στα έγγραφα της διοίκησης, ώστε να μπορεί με τη σειρά του, να διασφαλίζει τα συμφέροντά του και να είναι σε θέση να διαπιστώνει την χρηστή άσκηση της δημόσιας διοίκησης.

Στα πλαίσια αυτά, εξεδόθη και η με αριθμό Φ.122.1/42/23076/Β2 (ΦΕΚ Β΄ 433/17.03.2011) Κ.Υ.Α «Συνεδρίαση συλλογικών οργάνων Πανεπιστημίων και Τ.Ε.Ι. με τηλεδιάσκεψη» στην παρ. 6 του άρθρου 1 της οποίας ορίζεται ότι:  «Η δυνατότητα ηλεκτρονικής καταγραφής της συνεδρίασης που παρέχεται από την τεχνολογία, εφόσον χρησιμοποιηθεί, πρέπει να αποτρέπει οποιαδήποτε τροποποίηση των όσων διαμείβονται στην τηλεδιάσκεψη και να βοηθά στην επεξεργασία των πρακτικών, χωρίς να δημιουργούνται ασάφειες και αμφισβητήσεις». Ευθύνη δε, τήρησής τους έχουν τόσο ο Πρόεδρος όσο και η Γραμματεία του Τμήματος, όπως ειδικότερα ορίζεται στην ίδια ως άνω Κ.Υ.Α.

Από τα ανωτέρω συνάγεται με σαφήνεια ότι πέραν πάσης αμφιβολίας, ο νομοθέτης, ακόμη και αν δεν έχει ενιαίως ρυθμίσει το ζήτημα, θεωρεί τα μηχανικά/ηλεκτρονικά μέσα αποτύπωσης ήχου και εικόνας, τα οποία ρητώς αναγνωρίζει, ως δημόσια έγγραφα και ως τέτοια τα αντιμετωπίζει, ώστε να διασφαλίζεται το δικαίωμα στην πληροφόρηση, κατ’άρθρο 10 παρ.3 Συντάγματος, όταν βέβαια αυτά είναι προϊόν νόμιμης διαδικασίας. Άρα συνάγεται αναμφιβόλως ότι πρακτικά συλλογικών οργάνων τα οποία τηρούνται με ηλεκτρονική μορφή (ηχοληψία ή μαγνητοσκόπηση) αποτελούν δημόσιο έγγραφο, αφού αυτό ρητώς προβλέπεται στο νόμο και είναι εν γνώσει των παρισταμένων μελών τους.